用腾讯企业微盘做公司文件自动化管理(答疑)

2022-03-22 21:21栏目:物联网
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前面讲了用微盘做公司文件自动化管理的方法,其方法能满足一般的管理需要。但还是有些公司执行力差和员工素质问题,导致实施不到位而产生一些问题,本文就常见的问题做一个解答。

1,员工执行力差,不按要求整理上传资料

正常情况下,一个公司的员工需要产出什么文件应该是有规定的。比如一个电产品的软件开发人员,在产品开发完成后,至少应该产出“源代码”和“烧录文件”,源代码存档,烧录文件共享给试产部门烧写试产验证。

所以,对于烧录文件来说,因为有后续验证人员,不上传资料后续工作是无法开展的,自然就能约束。

对于存档的源代码,为防止错误,应该由另一个可信之人,下载源代码,生成烧录文件,测试或试产时使用代码验证人员生成的烧录文件。这样就可以最大程度地保证文件的正确性。

流程如下:

甲编写代码——乙根据甲提交的代码生成烧录文件——丙烧写打样——丁测试样品,编制测试报告(上传保存分享到相关部门)

这样一来,问题就解决了:公司相关部门需要在规定的时间内收到“测试报告”,为了得到这份测试报告,相关人就必须要指定的时间内上传资料。

所以,我们在做产品开发计划时,应明确规定各个任务完成的时间节点以及在指定时间节点需要输出上传的文件,作为员工绩效考核的依据。

下一个环节的员工应在相应时间点检查上一环节员工上传的文件,若未完成,需及时上报绩效考核部门,查找责任人,调整计划。若上一环节员工未上传文件,而下一环节员工不检查或不上报,会影响到其自身工作完成时间,最终自己将被追责。

2,员工离职时删除文件怎么办?

最简单的办法就是定期或在一个项目完成后,将所有相关资料转移到一个安全的空间。如果程序员做新项目需要使用某个项目代码,则需要申请后使其可以下载。

在员工离职时,只需要验证其实手上未完成的项目文件即可。

但如果这样做,这也只是一个半自动化。

但微盘提供了全自动化的解决方案,一是使用微盘的API功能,二是使用微盘的专业版(要付钱),三是用自动备份软件

一、使用API(需要编程)

微盘API

微盘API

通过微盘API,我们可以用电脑自动扫描微盘上所有的文件,并与公司规定的时间节点做比对,自动发出警报。

同时,对已完成的项目的资料自动转移到安全的空间。

这是一个最优、最彻底的全自动化解决方案,缺点就是需要编程或找第三方公司提供具有相应功能的软件。

二、升级到专业板

免费版与专业版功能对比

我的账号不是专业版,只是估计专业版能提供一种“只能上传,不能删除”的权限,因为这个是一个容易做到的事情。


专业版价格最少5个用户,增加100G空间,一年1350元

三、自动备份软件

在多年前用过一款软件,可以自动将硬盘上一个目录下的文件备份到另一个盘上,并为新文件生成新版本。

流程就变成这样:

程序员上传文件——管理员电脑自动同步下载文件到D盘——备份软件自动将新文件备份到F盘——程序员在微盘上删除文件——管理员D盘文件自动被删除——管理员F盘仍旧保存着备份过的文件。

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